Durante este período, el mercado mayorista ha implementado una serie de innovaciones tecnológicas que no sólo han modernizado sus operaciones, sino que también han mejorado la eficiencia, optimizado la gestión y reforzado la comunicación con sus usuarios. El primer paso de este ambicioso proyecto tuvo lugar en 2017, cuando Mercabilbao realizó una exhaustiva reestructuración de su infraestructura tecnológica.

2017: Reestructuración de la infraestructura física

Esta fase inicial incluyó la organización y optimización de servidores, estaciones de trabajo, dispositivos de red y periféricos. El objetivo era garantizar que cada componente funcionara a su máxima capacidad y establecer así una base sólida para las fases posteriores de digitalización.

2019: Innovaciones en la facturación y gestión de accesos

En 2019, Mercabilbao avanzó en su modernización tecnológica al implementar un sistema de facturación electrónica, logrando una gestión más ágil y reduciendo el uso de papel. Simultáneamente, introdujo un sistema avanzado de gestión de cobro y control de acceso, una herramienta clave que optimizó la supervisión de los accesos al mercado, garantizando un flujo ordenado y seguro de las mercancías y las personas. 

Este sistema ofreció una gestión flexible de abonos y bonos, facilitando la administración tanto de mayoristas como de transportistas y otros actores del mercado, adaptándose a sus necesidades y flujos de trabajo con precisión. A la par de estos avances administrativos, Mercabilbao también amplió su infraestructura digital, extendiendo la red Wifi a todos los pabellones de venta del mercado

De esta manera, se aseguró una cobertura inalámbrica de alta calidad en todos los rincones del complejo, permitiendo que trabajadoras y trabajadores, clientes y proveedores pudieran realizar sus gestiones y comunicaciones sin interrupciones, con la agilidad que exige la dinámica del comercio mayorista moderno.

2020: Consolidación digital y nuevas herramientas de gestión

En 2020, Mercabilbao dio un salto significativo hacia la digitalización al poner en marcha su nueva intranet, un avance clave que abrió nuevas puertas a la innovación y la mejora en los servicios ofrecidos tanto a empleadas/os como a usuarias/os. Este portal no sólo simplificó el acceso a la información, sino que también permitió la digitalización del proceso de solicitud de vacaciones y gestión de licencias, con un flujo de aprobación completamente automatizado, lo que optimizó los tiempos y mejoró la eficiencia administrativa. Además, facilitó el acceso a los registros de fichajes individuales del personal de Mercabilbao, proporcionando un sistema más ágil y transparente.

Como parte de este proceso de modernización, se introdujo una aplicación móvil que, instalada en tabletas y dispositivos portátiles, permitió a los Merkazainak identificar rápidamente al personal presente en las unidades alimentarias. Este avance no sólo agilizó la identificación, sino que también aumentó la seguridad y la organización dentro del mercado.

Con el fin de resolver los problemas derivados de la saturación de su centralita telefónica, Mercabilbao emprendió una migración completa de su sistema de telefonía, trasladándolo a un sistema de telefonía IP a través de PC. Este cambio supuso la renovación total de los teléfonos de mesa y permitió una gestión de llamadas más eficiente y adaptada a las necesidades de la era digital.

La digitalización también alcanzó a la recopilación de opiniones y satisfacción de los usuarios. Se implementaron encuestas de satisfacción digitalizadas, segmentadas por sector (como pescado, frutas, etc.) y tipo de usuario (mayoristas, detallistas, transportistas, entre otros), lo que permitió obtener información más precisa y accesible sobre la calidad de los servicios ofrecidos en el mercado.

Un paso más en la modernización del mercado mayorista fue la creación de una plataforma de notificación por SMS, que permitió a las personas usuarias  recibir información urgente, recordatorios o avisos importantes de manera instantánea, mejorando significativamente la comunicación interna y externa. Además, se incorporaron dispositivos móviles para la lectura de contadores de agua y electricidad, permitiendo registrar los datos a través de tabletas, lo que minimizó los errores humanos y facilitó la validación de la información en tiempo real.

La recopilación de datos continuó con el desarrollo de mapas de calor que permitieron analizar el comportamiento de las y los compradores en los pabellones de frutas, hortalizas y pescado, proporcionando información valiosa sobre los flujos de clientes y optimizando la disposición de los espacios. 

En cuanto a la seguridad y el control de accesos, se implementó una innovadora herramienta de lectura de matrículas con móvil, que permitió al personal de Merkazainak identificar y controlar de manera más eficaz los accesos de vehículos al mercado, al mismo tiempo que gestionaba los abonos de forma más ágil y segura.

2021: Automatización y gestión inteligente de accesos

En 2021, Mercabilbao instaló cabinas de cobro desatendido equipadas con identificadores automáticos de vehículos, eliminando la necesidad de cobro manual y mejorando la seguridad. También se introdujo una web para gestionar los accesos de empleados, permitiendo a mayoristas realizar altas y bajas de manera autónoma. 

El sistema de facturación electrónica ha logrado una gestión más ágil y sostenible, reduciendo el uso de papel. Foto: Freepik

2022: Cumplimiento normativo y transparencia fiscal

En 2022, Mercabilbao dio un paso fundamental en su compromiso con la legalidad y la transparencia al alinearse con las exigentes normativas fiscales del País Vasco, incorporando los avanzados sistemas TicketBAI y Batuz. Con esta implementación, el mercado automatizó el proceso de envío de facturas a la Hacienda foral, un avance clave que no sólo optimizó la gestión administrativa, sino que también garantizó una mayor fiabilidad y precisión en la documentación fiscal.

Esta digitalización del proceso de facturación permitió a Mercabilbao cumplir de manera eficiente con las obligaciones fiscales, eliminando posibles errores y reduciendo los plazos de presentación de los documentos. Más allá de la simplificación operativa, este movimiento contribuyó a consolidar una gestión fiscal clara y transparente, incrementando la confianza de clientes, proveedores y autoridades en la integridad de las operaciones del mercado

2023: Gestión digital y cuadros de mando

En 2023, el proceso de transformación digital de Mercabilbao alcanzó un nuevo hito con la creación de un innovador módulo de gestión de visitas integrado en su portal web. Esta herramienta permitió la digitalización total de los procesos relacionados con la solicitud, autorización y control de accesos, eliminando la necesidad de trámites manuales y ofreciendo una experiencia más ágil, eficiente y segura tanto para visitantes como para responsables del mercado. 

Con sólo unos clics, se podía gestionar el acceso de manera completamente automatizada, optimizando tiempos y recursos, y garantizando un control preciso y en tiempo real. Paralelamente, Mercabilbao desarrolló un cuadro de mando integral que ofrecía una visión global y detallada de las ventas y los accesos al mercado, actualizándose en tiempo real. Esta herramienta no solo mejoró la capacidad de monitoreo, sino que también proporcionó datos esenciales que facilitaban la toma de decisiones estratégicas. 

2024: Comunicación instantánea y aplicación integral

En 2024, el mercado mayorista ha dado un paso más en su proceso de digitalización al lanzar una innovadora plataforma de notificación a través de WhatsApp, diseñada para enviar alertas, actualizaciones y recordatorios a detallistas, transportistas y demás usuaria/os del mercado de manera instantánea. 

Esta herramienta ha transformado por completo la comunicación, permitiendo la transmisión de información relevante en tiempo real, lo que ha permitido la eficiencia operativa. Gracias a este canal directo, Mercabilbao puede ahora enviar avisos urgentes y notificaciones importantes de forma rápida y eficaz, mejorando la agilidad y la toma de decisiones dentro del ecosistema comercial.

Además, como parte de su continuo compromiso con la innovación, Mercabilbao se plantea la creación de una nueva aplicación móvil que reúne todos los servicios en una sola plataforma, ofreciendo a los usuarios una experiencia completamente interactiva e intuitiva. Esta aplicación facilita la realización de gestiones en línea desde cualquier dispositivo móvil, permitiendo a las personas usuarias acceder a todos los servicios del mercado de manera cómoda y eficiente. 

HACIA UN FUTURO DIGITAL

  • Digitalización del archivo

Uno de los grandes retos para Mercabilbao en el futuro cercano será la digitalización integral de su archivo, con el objetivo de trasladar toda su documentación a un gestor documental avanzado. Este proceso no sólo facilitará la organización y recuperación de los documentos, sino que también permitirá asignarles una fecha de validez y los metadatos legales necesarios, garantizando su integridad y cumpliendo con los requisitos normativos. 

  • Marketplace virtual de Mercabilbao

En su afán por seguir innovando y adaptándose a las nuevas tendencias del mercado, Mercabilbao está llevando a cabo un estudio de viabilidad para la creación de un marketplace virtual. Esta plataforma digital permitirá a las y los clientes acceder al comercio electrónico, facilitando la compra y venta de productos de forma ágil y segura. Este marketplace no sólo potenciará la competitividad de las y los operadores del mercado, sino que también abrirá nuevas oportunidades de negocio al permitir que los productos de Mercabilbao lleguen a un público más amplio, sin las limitaciones físicas de la venta presencial.

  • Oficina virtual 24h

Otro de los avances proyectados por Mercabilbao es la creación de una oficina virtual 24 horas, una plataforma en línea que centralizará todas las gestiones y trámites relacionados con el mercado. Esta plataforma permitirá a las personas usuarias realizar de manera telemática todas las gestiones necesarias, desde el pago de abonos hasta la solicitud de servicios adicionales, sin necesidad de desplazarse físicamente. La oficina virtual no sólo ofrecerá comodidad y eficiencia, sino que también potenciará la accesibilidad, brindando a las personas usuarias la posibilidad de interactuar con Mercabilbao en cualquier momento y desde cualquier lugar, de forma completamente digital.