Lo cierto es que los gestores de email modernos ofrecen herramientas muy avanzadas para acceder y localizar emails. Sin embargo, mucha gente sigue haciendo su propia estructura de carpetas. Es probable que el hecho de ser una generación de usuarios perteneciente a la estructura de carpetas y ventanas que popularizó Windows tenga algo que ver en que así sea. Nos encantan las carpetas: entendemos su paralelismo con el mundo real. Tenemos carpetas en la mesa desde la que trabajamos.
¿Es entonces la manera más eficiente de organizar los emails disponer de esas carpetas? ¿No hay mejores alternativas? Unos investigadores de IBM en California han publicado un artículo en el que muestran evidencias sobre cómo dejar el email tal cual llega (es decir, sin orden) es la técnica más eficiente para luego poder recuperarlos. La explicación se debe a que dedicamos, de media, unos once minutos al día a organizar en carpetas los emails. Ello, a pesar de que también tardamos más en recuperar estos emails que estén en carpetas que haciendo uso de las herramientas y filtros avanzados. La investigación también señala que el método de búsqueda es más eficaz: se localizan más correos electrónicos deseados buscando que navegando por carpetas.
Ciertamente el artículo expone datos muy reveladores. Pero hay alguno bastante llamativo. De media, los usuarios que participaron en el experimento tenían casi 50 carpetas. Pero, había algunos usuarios que llegaban a tener casi 150. Es evidente pensar que así debe ser difícil localizar correos. Esta manía que tenemos los humanos por querer tener todo ordenado, supongo que conduce a este tipo de actos de organización. Sin embargo, creo que pensamos poco en la recuperación posterior. Esto es algo que el autor principal (Steve Whittaker) evidenció: Con el consentimiento de las personas implicadas, estudió con un software hasta 100.000 intentos de recuperar un email. Ahí aparecían estos dos tipos de usuarios que decíamos: los orientados a localizar un email y los que están orientados a crear una estructura de carpetas para tenerlo todo organizado (con independencia de si luego lo van a tener que recuperar).
No os voy a ocultar que llevaba años buscando algún estudio científico al respecto. Yo no tengo carpetas. Con los años he ido aprendiendo muchos comandos del gestor de correo para localizar ágilmente lo que necesito. Incluso en la universidad he impartido cursos a compañeros y compañeras con estos atajos de teclado. Me parecen trucos que al cabo del año suponen un ahorro de tiempo importante.
Otro de los puntos relacionados con lo anterior es la "bandeja de correos a cero". De nuevo, aparecen dos tipos de usuarios: los que están orientados a dejarlo a cero sin archivar emails y los lo que los dejan en carpetas. Del primer grupo, soy otro ejemplo. Del segundo grupo, seguro que alguno se siente identificado. Emails que quedan archivados y que es probable que nunca más vuelvan a ser recuperados, por los problemas anteriormente expuestos. "Una patada hacia delante", como diría aquel.
En definitiva: desordena tu email. Bueno, mejor dicho: déjalo como te llegue, y no te molestes en etiquetarlo o guardarlo en carpetas. No ordenes tanto tu vida. Busca el equilibrio. A veces, por paradójico que resulte, dejar las cosas como están de desordenadas a nivel natural, puede ser más eficiente.
Esta manía que tenemos los humanos por querer tener todo ordenado, supongo que conduce a este tipo de actos de organización. Sin embargo, pensamos poco en la recuperación posterior
