Kobetamendi se transforma cada mes de julio en una ciudad musical efímera que acoge a miles de personas durante tres intensas jornadas de festival. Pero detrás de los conciertos, las luces y el ambiente festivo del Bilbao BBK Live, hay un enorme engranaje logístico y humano que moviliza a unas 3.500 personas. Desde el montaje inicial hasta el desmontaje final, todo el proceso implica meses de trabajo, planificación milimétrica y una coordinación multidisciplinar que empieza prácticamente un año antes de que suene la primera nota.
Una gran parte del personal, alrededor del 37% trabaja en el área de hostelería, incluyendo responsables de barra, coordinadoras y camareras y camareros. Entre 800 y 1.000 personas participan directamente en el montaje y desmontaje del recinto como carpinteros, técnicos de estructuras, ingenieras, decoradores, electricistas y sonidistas. A ellos se suman los equipos de seguridad, limpieza, audiovisuales, sanitarios, control de accesos y personal de organización, así como los representantes de artistas y marcas colaboradoras. La producción, aunque muchas veces invisible para el público, es uno de los engranajes fundamentales, su equipo se encarga de coordinar a proveedores, gestionar tiempos, resolver imprevistos y asegurar que todo esté listo para que el festival arranque sin contratiempos.
"Montamos una gran ciudad musical desde cero, en el monte, por lo que son muchos los perfiles que participan", resume Eva Castillo, portavoz del festival. La semana previa a la apertura es la más intensa. Llegan los equipos de los artistas, los proveedores de gastronomía y bebida, los responsables de accesos y el grueso del personal de seguridad. La planificación del recinto, las zonas de descanso, los accesos y las conexiones con el transporte público están en manos de un reducido equipo de cinco personas que trabaja durante meses en los planos y cálculos técnicos. "Cada infraestructura lleva un proyecto técnico estructural, de resistencia al viento que luego se audita con inspectores municipales", explica Borja Dopico, responsable de planificación.
Experiencia del usuario
La experiencia del usuario se ha convertido en uno de los ejes principales de la organización en los últimos años. Esto ha llevado a una mayor especialización del equipo, la incorporación de nuevos perfiles profesionales y la creación de servicios mejorados. En esta edición, por ejemplo, se ha sumado una persona a la Dirección del Departamento de Sostenibilidad, como parte del compromiso medioambiental del festival.
En el área de hostelería, la selección de proveedores prioriza la diversidad, la inclusión y el producto local. Todos los operadores deben acreditar el cumplimiento de los requisitos sanitarios exigidos por las autoridades. "Lo más exigente es tener toda la documentación sanitaria lista para la inspección previa. También debemos tener agilidad para cubrir bajas o cambios de última hora", explica Merche Asensio, responsable de hostelería. Además de la gastronomía general distribuida en puestos y barras, el festival cuenta con zonas VIP y propuestas adaptadas a distintos requerimientos alimentarios, incluyendo opciones para personas veganas, vegetarianas o celíacas.
Aunque algunos equipos se renuevan cada año, muchas de las posiciones clave se cubren con profesionales que repiten edición tras edición. "Somos muy conscientes de la gran responsabilidad que tenemos. Este es un festival internacional que cada año acoge a más de 100.000 personas y este año ya hemos acreditado a más de 350 medios de comunicación de todo el mundo", subraya Castillo.
Cuando se apagan los focos del último concierto, comienza el desmontaje, con el objetivo de dejar el monte como se encontró. Para entonces, el equipo ya está pensando en la próxima edición. Porque si algo define al Bilbao BBK Live, más allá de su cartel musical, es esa compleja coreografía de esfuerzo colectivo que hace que todo parezca sencillo.
