El congreso médico en el Euskalduna deja cuatro millones de euros en Bilbao

BILBAO. El último congreso de Medicina Familiar y Comunitaria, el más numeroso que se ha celebrado en Bizkaia, ha tenido un impacto económico en Bilbao que superará los cuatro millones de euros. 1.200 plazas reservadas en 17 hoteles durante los tres días que ha durado el simposio, almuerzos, taxis, visitas a museos y compras. Durante estos días, 3.000 médicos y 150 profesionales de farmacéuticas se han mezclado entre los bilbainos. Solo el Euskalduna ha ofrecido 600 coktails, 2.000 almuerzos y 2.126 coffe breaks. Como curiosidad se han comprado 500 botellas de agua. Se han hechos los rotulos en Bilbao y se han contrado las 50 azafatas de la capital, a diferencia de lo que puede ocurrir en otras ocasiones. Son las primeras estimaciones económicas, que más adelante se desgranarán, pero que suponen una importante inyección económica para la ciudad, más con la coyuntura económica del momento.

Es la parte visible de este y cualquier otro congreso de los que se celebran en Bilbao. La trastienda de una cita de estas características, sin embargo, encierra muchas horas de trabajo anónimo de todo el personal del Palacio Euskalduna que supervisa con mimo el director gerente, Jon Ortuzar, y la directora comercial, Begoña Anguisola.

Hay que tener previsto hasta al más mínimo detalle; desde la preparación de las salas de reuniones, los pósters tan habituales en los congresos médicos (360), la preparación de las comunicaciones (104), los stands (25), la contratación de azafatas (50)... Un sinfín de pequeños detalles con los que el buque del Euskalduna consigue llevar a buen puerto sus congresos y contagiar a la ciudad sus beneficios. Porque toda la industria que se desarrolla en torno a estas reuniones extiende sus ramas a restaurantes, museos, comercios, bares y otros puntos de Bilbao. El director general del Palacio Euskalduna muestra las entrañas del simposio médico que se acaba de clausurar. No en vano, este es precisamente uno de los rasgos distintivos del Euskalduna, el trato personal y de atención que se da a los congresistas. Por eso, dice Ortuzar, "nosotros no somos solo alquiladores de un espacio, nos gusta estar disponibles, cercanos para que puedan consultarnos cualquier duda. Que nos vean. No es tanto lo que se pueda hacer, pero el trato es muy importante".

El montaje propiamente dicho de un congreso se realiza en dos días y se tarda otro para desmontarlo. Pero la semilla para la contratación del espacio se realiza incluso con años de antelación. "Este último congreso médico, por ejemplo, se empezó a gestar en 2001, cuando se estaba celebrando en Donostia", explica Anguisola. Fue entonces cuando Rafael Gracia Ballarín presentó la candidatura de Bilbao que fue aprobada por la junta directiva en junio de 2010 en el congreso de Valencia. En cada congreso hay que reservar un espacio para almacenar los productos de los espacios expositivos. Estos días se han almacenado 53 pallets que ocupan 160 metros cuadrados. Hay ciudades, sin embargo, como es el caso de Granada, que no disponen de un espacio para ello y se ven a obligados a cortar una calle.

Todo el personal que trabaja en el Euskalduna tiene un cometido estos días. Es fundamental que las 12 salas de conferencias simultáneas, hay otros 6 despachos de trabajo constante durante el congreso, estén perfectamente asistidas. Para ello, 19 técnicos se distribuyen de modo que la respuesta ante cualquier incidencia sea inmediata. "Los problemas y los momentos de más tensión vienen precisamente cuando falla algún soporte técnico", reconoce Anguisola. Ortuzar corrobora que, efectivamente, "se producen los momentos más críticos cuando por ejemplo se está realizando una intervención a través de una videoconferencia". El director general del Euskalduna recuerda que "hubo un congreso vía satélite y estuvimos muy tensos porque si se produce un error condiciona el éxito de la reunión".

Pero, a veces, algo que parece tan simple como la temperatura puede condicionar todo el simposio. Por eso, no es casualidad que en cada sala haya un termómetro y que se controle la temperatura al principio de la sesión y en medio de la reunión. "Se trata de generar sensación de confort", explica Ortuzar.

Otro de los aspectos que se debe cuidar son los coffee breaks. 2.126 se han ofrecido en este congreso. Junto con los 2.000 almuerzos y los 600 cocktails, son los puntos de intercambio y contacto entre los profesionales. "De hecho, es el verdadero motivo que hace que los congresos se mantengan", opina Ortuzar. Porque entre las 143 ponencias que se han disertado estos tres días y los 360 pósters que se han expuesto hay muchas relaciones interpersonales que no son computables en número que dan muy buenos resultados futuros. En estos preparativos, una de los espacios que requiere más atención son las áreas expositivas. "Hay que disponer de un espacio que necesariamente sea zona de paso obligado al médico antes de ir a la ponencia. Al final, son las farmacéuticas las que subvencionan los congresos y es en estos espacios donde tienen la oportunidad de estar con los médicos y exponer los productos", explica Ortuzar. Rotulación, carteles...Todo listo.