Todos los papeles de Bizkaia

Galdakao

SU declaración de IRPF del año 2005, la petición de ayuda social del último inmigrante llegado a Bizkaia, la subvención concedida a uno de los grupos culturales de Durango, el proyecto de construcción de la variante viaria de Mungia... Éstos son algunos de los 30 millones de expedientes en papel que la Diputación de Bizkaia guarda celosamente en el Archivo Administrativo Foral ubicado en el monte Ganguren, en el término municipal de Galdakao. Una gran nave blindada que pasa totalmente desapercibida al estar semioculta cerca de la entrada del olvidado parque de atracciones.

Un servicio esencial para el buen funcionamiento de una institución que genera cada día miles de documentos, los cuales precisan no sólo ser guardados sino también saber dónde se ubican para poder recogerlos cuando se requieran. Son expedientes oficiales, de mayor o menor trascendencia, pero todos necesarios por lo que implican de relación entre la Diputación y los ciudadanos vizcainos. Casi todos los papeles importantes de Bizkaia se custodian aquí excepto la documentación histórica que acumula el Departamento de Cultura en un edificio también especial en la calle María Díaz de Haro de Bilbao.

El de Ganguren es un archivo que nació en 1995 aglutinando todos los almacenes documentales que guardaba cada área foral. Entonces se aprovechó para dotar al nuevo servicio de la última tecnología informática que se ha ido renovando con los años y las necesidades. Unos dispositivos que implican que nadie excepto el funcionario que genera y envía el expediente toque esa documentación. "El anonimato es absoluto", precisan fuentes del Departamento de Administración Pública, responsable del servicio.

Todo guardado en cajas

Información anónima y segura

El sistema es sencillo y complejo a la vez. Los expedientes son introducidos en cajas de cartón standard de 10 centímetros de ancho y con un código de barras asignado. Dependiendo de sus características cada expediente puede ocupar cinco folios o varias cajas, como los grandes proyectos de carreteras del Departamento de Obras Públicas. Un servicio de correo foral diario sube las cajas a Ganguren y allí tres funcionarios se encargan de registrar la entrada de los recipientes y los deposita en unas bandejas metálicas de igual superficie. Su capacidad es de 12 cajas. Cada una de estas piezas es recogida por un robot al que previamente se le han ordenado unas coordenadas X, Y, Z y a una velocidad de 200 metros por minuto la máquina deposita la bandeja en la ubicación indicada. Ahí quedará el expediente hasta que se solicite. Cuando ese día llegue, será el propio funcionario, desde su despacho, el que solicite el documento. El sistema informático foral está integrado a la perfección con los robots del archivo. De hecho, ésta es una de las características que más aprecian los expertos en documentación y archivos. Hasta representantes del BBVA, el Ministerio de Sanidad y el Gobierno de Brasil han visitado Galdakao para comprobar in situ su funcionamiento.

Entrar en la gran nave es sumergirte en un mundo futurista. La pulcritud de la estancia, la altura de las cinco estanterías, el rumor de los cuatro transelevadores en funcionamiento... te transmite una sensación de orden perfecto. Inimaginable. Cada una de las máquinas que traslada las bandejas mide 12 metros de altura, uno menos que las grandes estanterías, que se elevan tanto como un edifico de cuatro plantas. El robot se mueve a través de un carril central por los 80 metros de largo que presenta cada armario y su operatividad es continua.

Treinta millones de expedientes

Al 90 % de su capacidad

La actual nave se desparrama por poco más de 2.000 metros cuadrados, una superficie similar a un tercio del campo de fútbol de San Mamés. Ahí se aposentan las cinco grandes estanterías de 20 metros de ancho que están ya casi colmatadas. Ahora mismo su capacidad está al 90% de ocupación. A pesar de que con las nuevas tecnologías, e-mails y messengers, la generación del papel es menor "la administración hoy por hoy se ve obligada a almacenar y custodiar documentación por su carácter sensible", explican. Además, los funcionarios confían cada vez más de este servicio interno por su fiabilidad y comodidad lo que supone que los distintos departamentos tiendan a depositar sus documentos en él.

"Tener una buena custodia y que sea efectiva. Ésta es la máxima que marca toda la actividad del archivo administrativo", aseguran sus responsables. De hecho en los últimos ejercicios, como media, el gran contenedor ha ingresado unas 20.000 cajas cada año. A este ritmo de crecimiento en tres años no cabría ni un papel más. Y eso que se purgan expedientes cada ejercicio.

Los archiveros del centro indican que "el expurgo depende en cada ejercicio de la antigüedad, características y vida útil de los documentos acumulados". Un ejemplo. Este año se han expurgado casi 6.500 cajas de documentos, el pasado ejercicio fueron 9.841 cajas y en 2007 alcanzó la cifra de 26.000 cajas. Básicamente se eliminan los documentos de la declaración de la Renta de los cinco años anteriores ya prescritas. La Hacienda Foral es la que más se aprovecha del Archivo ya que es el departamento que más documentación genera por estar en relación de un modo u otro con casi todos los habitantes de Bizkaia.

Una ampliación necesaria

Se invertirán 3,78 millones

Por todo ello es necesaria su ampliación. Esta semana el consejo de gobierno foral aprobaba el contrato para duplicar la capacidad del archivo por un coste total de 3,78 millones de euros. El proyecto recoge construir un bloque anexo al actual que permitirá superar 4.000 metros cuadrados de superficie, como 2/3 del campo de San Mamés. El funcionamiento será similar al actual ya que cuando se construya el nuevo contenedor pegado al actual se tirará la pared que les dividirá y se creará un solo edificio. Los robots seguirán siendo cuatro ya que un carro de transbordo trasladará estas piezas buscadocumentos de la zona actual a la nueva. Aunque se va a generar espacio suficiente para cinco bloques más, de momento sólo se van a instalar tres estanterías con lo que a partir de 2011, año en que está previsto que concluyan las obras, el almacén sumará ocho grandes bloques de almacenaje. Fuentes forales han indicado que "el resto queda libre para cuando haga falta, con lo que esperamos que ésta ya sea la ampliación definitiva". Ahora mismo se almacenan 420.000 cajas "lo que supone unos 30 millones de expedientes en la actualidad", indican. Cuando se completen las otras tres estanterías se sumarán un total 776.467 cajas. Una cantidad ingente. Puestas en hilera serían el equivalente a la distancia que va por carretera desde Balmaseda hasta Markina, 77 kilómetros.

Además se creará un sótano nuevo de 735 metros cuadrados más para las necesidades de almacenajes propias del archivo y se cambiará la ubicación de la estancia anexa al gran contenedor donde los funcionarios gestionan la distribución y almacenamiento de los documentos. En el proyecto de ampliación se ha tenido todo en cuenta para buscar la mejor solución y que el archivo siga dando servicios a los departamentos forales sin problemas. Las obras se aprovecharán para mejorar los sistemas de seguridad. Esos que tienen al fuego y a los visitantes extraños como peligros más importantes.

Para evitar que cualquier documento se queme se potenciarán las instalaciones específicas de extinción automática como rociadores, el uso de agua nebulizada, las bocas de incendio equipadas y los extintores, así como la detección precoz de las llamas por aspiración.

La seguridad exterior será así mismo reforzada. La protección antirrobo se compondrá de detectores de infrarrojos pasivos y un sistema de cámaras de circuito cerrado dará cobertura a todo el conjunto con la iluminación exterior acorde para la retransmisión.